Memahami jenis jenis komunikasi di kantor dapat membantu anda memperoleh manfaat terbaik komunikasi bagi kinerja Anda maupun perusahaan. Ada sejumlah jenis-jenis komunikasi di perusahaan yang perlu dikenal, antara lain komunikasi ke bawah (top down) dan sebaliknya, komunikasi ke samping (horizontal) komunikasi diagonal, serta komunikasi eksternal. Dapatkan tip memanfaatkan jenis-jenis komunikasi tersebut untuk karir Anda.
Komunikasi ke Bawah
Anda dapat berkomunikasi dengan bawahan anda
dalam hal :
- memberikan masukan
terhadap kinerja bawahan anda
- memberikan instruksi
- memahamkan pada bawahan
anda apa saja yang menjadi tugasnya, serta bagaimana tugas bawahan anda
tersebut berkaitan dengan bagian lainnya
- memberikan pemahaman
mengenai visi dan misi perusahaan pada bawahan anda
- menegaskan kembali apa
yang menjadi fokus perhatian perusahaan, maupun fokus perhatian anda saat
ini
Anda dapat
melakukan komunikasi ke bawah antara lain menggunakan media komunikasi seperti
meeting grup, email, informal meeting, di kantin, atau saat bertemu di gang
kantor. Berikut kiat untuk komunikasi ke bawahan :
- objektif
anda harus jelas
- pesan harus akurat,
spesifik dan tidak dapat diartikan macam-macam
- pilih media komunikasi
yang tepat
- pesan yang disampaikan
secara lisan, sebaiknya ditegaskan kembali secara tertulis
Komunikasi ke Atas
Bila anda
bawahan, anda dapat memanfaatkan
komunikasi ke atasan anda dalam hal:
- memberikan masukan ke
atasan mengenai seberapa baik pekerjaan anda dapat berfungsi, masalah yang dihadapi serta bagaimana
kinerja anda sendiri
- memberikan informasi pada
atasan bahwa anda memahami apa yang dikomunikasikan oleh atasan
- manfaatkan untuk
menyampaikan pandangan dan ide ide anda agar anda ikut dalam proses
pengambilan keputusan
- manfaatkan untuk
menyampaikan apa yang tidak anda sukai terkait pekerjaan, rekan kerja,
supervisor anda maupun cara perusahaan melayani Anda
Bila anda
sebagai bawahan, anda dapat melakukan komunikasi ke atasan antara lain
menggunakan media komunikasi seperti meeting grup, informal meeting, membuat
laporan kinerja dan permasalahan, email, di kantin atau saat di gang kantor.
Bila anda
sebagai atasan anda dapat memanfaatkan komunikasi dari bawah ke atas ini untuk :
- memahami perasaan bawahan
anda terkait : pekerjaannya, rekan kerja lain, para supervisor, maupun
masukan mengenai pelayanan perusahaan terhadap bawahan
- Anda dapat membuat
meeting dengan bawhan untuk menampung hal-hal di atas sehingga anda dapat mengambil
langkah-langkah untuk memperbaiki situasi.
- jangan mengesankan anda
tidak memiliki waktu
- Pahami bahwa bawahan anda
memerlukan kenyamanan bahwa atasannya tidak akan melakukan pembalasan
karena pemikiran pemikiran mereka, serta merasa aman bahwa ide dia diakui,
dan bukan dimodifikasi dan diakui sebagia ide anda
Komunikasi ke Samping
Bila Anda
berkomunikasi dengan rekan sejajar dalam hirarki di kantor berarti anda melakukan komunikasi ke samping.
berikut keunggulan komunikasi ke samping :
1. Dapat memfasilitasi koordinasi
tugas
2. Memfasilitasi kerjasama di antara
anggota tim
3. Memfasilitasi dukungan emosi
maupun sosial
4. Membantu mencari jalan keluar
bermacam masalah dalam organisasi
5. Sebagai saluran berbagi informasi
6. Dapat digunakan untuk menyelesaikan konflik antar
departemen atau dalam departemen
7. Dapat menghemat waktu anda, bahkan
Anda dapat melakukan komunikasi ke
samping menggunakan media komunikasi seperti meeting cross departemen, informal
meeting, email, di kantin atau saat di gang kantor, di café, dll.
Bila anda
seorang manajer berkomunikasi dengan seorang staf biasa dari lain departemen, dan sebaliknya, maka anda
berdua telah melakukan komunikasi diagonal. Awalnya, komunikasi di dalam suatu
perusahaan hanya dilihat sebagai komunikasi ke atasan, ke bawahan dan
komunikasi antara rekan sejajar. Ternyata, dalam perkembangannya, itu saja
tidak cukup. Anda masih harus mengembangkan komunikasi diagonal, terutama pada
saat anda menyiapkan suatu rencana atau kebijakan atau suatu desain agar
rencana/kebijakan tersebut dapat memenuhi sasaran bisnis.
Keunggulan komunikasi diagonal antara
lain:
- Dapat
menemukan jalan terbaik dalam implementasi/mendesain suatu hal yang
terkait dengan departemen lain
- lebih menjamin bahwa
implementasi/desain baru tersebut memenuhi sasaran bisnis suatu unit
kerja/perusahaan
Komunikasi External
Komunikasi eksternal berlangsung bila anda melakukan
komunikasi terkait pekerjaan dengan pihak eksternal seperti para suplier atau
vendor, bank, institusi keuangan, dll. seluruh komunikasi ke pihak luar ini
secara formal maupun informal akan dipersepsi oleh pihak luar sebagai citra
atau reputasi perusahaan. Seluruh jajaran perusahaan hendaknya memahami hal
ini. Anda dapat melakukan komunikasi eksternal dengan melakukan koordinasi, pertukaran informasi/ide, mendapatkan
umpan balik dari pihak-pihak eksternal terkait dengan tugas-tugas Anda.
Jakarta, 5 Mei 2013
Helsi Dinafitri
sumber :
http://studywdfun.weebly.com/communication-flows.html
http://orgcommunication-nanda.blogspot.com/2007/12/vertical-horizontal-and-diagonal.html
http://dwinasl.blogspot.com/2012/03/komponen-komponen-komunikasi.html
http://hr.toolbox.com/blogs/people-at-work/formal-versus-informal-communication-methods-44897
http://www.work911.com/articles/comstrat.htm
http://www.ehow.com/how_6461902_improve-face_to_face-communication.html
Tags : Komunikasi di Kantor, komunikasi diagonal
Tidak ada komentar:
Posting Komentar