KOMUNIKASI DI KANTOR....Mari Mengenal Jenis-Jenis Komunikasi di Kantor

Memahami jenis jenis komunikasi di kantor dapat membantu anda memperoleh manfaat terbaik komunikasi bagi kinerja Anda maupun perusahaan. Ada sejumlah jenis-jenis komunikasi di perusahaan yang perlu dikenal, antara lain komunikasi ke bawah (top down)  dan sebaliknya, komunikasi ke samping (horizontal) komunikasi diagonal, serta komunikasi eksternal. Dapatkan tip memanfaatkan jenis-jenis komunikasi tersebut untuk karir Anda. 

Komunikasi  ke Bawah

 Anda dapat berkomunikasi dengan bawahan anda dalam hal :

1. memberikan masukan terhadap kinerja bawahan anda
2. memberikan instruksi
3. memahamkan pada bawahan anda apa saja yang menjadi tugasnya, serta bagaimana tugas bawahan anda tersebut berkaitan dengan bagian lainnya
4. memberikan pemahaman mengenai visi dan misi perusahaan pada bawahan anda
5. menegaskan kembali apa yang menjadi fokus perhatian perusahaan, maupun fokus perhatian anda saat ini

Anda dapat melakukan komunikasi ke bawah antara lain menggunakan media komunikasi seperti meeting grup, email, informal meeting, di kantin, atau saat bertemu di gang kantor. Berikut kiat untuk komunikasi ke bawahan :

1. objektif anda harus jelas
2. pesan harus akurat, spesifik dan tidak dapat diartikan macam-macam
3. pilih media komunikasi yang tepat
4. pesan yang disampaikan secara lisan, sebaiknya ditegaskan kembali secara tertulis

Komunikasi ke Atas

Bila anda bawahan, anda  dapat memanfaatkan komunikasi ke atasan anda dalam hal: 

1. memberikan masukan ke atasan mengenai seberapa baik pekerjaan anda dapat berfungsi,  masalah yang dihadapi serta bagaimana kinerja anda sendiri
2. memberikan informasi pada atasan bahwa anda memahami apa yang dikomunikasikan oleh atasan
3. manfaatkan untuk menyampaikan pandangan dan ide ide anda agar anda ikut dalam proses pengambilan keputusan
4. manfaatkan untuk menyampaikan apa yang tidak anda sukai terkait pekerjaan, rekan kerja, supervisor anda maupun cara perusahaan melayani Anda

Bila anda sebagai bawahan, anda dapat melakukan komunikasi ke atasan antara lain menggunakan media komunikasi seperti meeting grup, informal meeting, membuat laporan kinerja dan permasalahan, email, di kantin atau saat di gang kantor.

Bila anda sebagai atasan anda dapat memanfaatkan komunikasi dari bawah ke atas ini untuk :

1. memahami perasaan bawahan anda terkait : pekerjaannya, rekan kerja lain, para supervisor, maupun masukan mengenai pelayanan perusahaan terhadap bawahan
2. Anda dapat membuat meeting dengan bawhan untuk menampung hal-hal di atas sehingga anda dapat mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki situasi.
3. jangan mengesankan anda tidak memiliki waktu
4. Pahami bahwa bawahan anda memerlukan kenyamanan bahwa atasannya tidak akan melakukan pembalasan karena pemikiran pemikiran mereka, serta merasa aman bahwa ide dia diakui, dan bukan dimodifikasi dan diakui sebagia ide anda

Komunikasi ke Samping

Bila Anda berkomunikasi dengan rekan sejajar dalam hirarki di kantor  berarti anda melakukan komunikasi ke samping. berikut keunggulan komunikasi ke samping :

1.  Dapat memfasilitasi koordinasi tugas

2.  Memfasilitasi kerjasama di antara anggota tim

3.  Memfasilitasi dukungan emosi maupun sosial

4.  Membantu mencari jalan keluar bermacam masalah dalam organisasi

5.  Sebagai saluran berbagi informasi

6. Dapat digunakan untuk menyelesaikan konflik antar departemen atau dalam   departemen

7. Dapat menghemat waktu anda, bahkan

Anda dapat melakukan komunikasi ke samping menggunakan media komunikasi seperti meeting cross departemen, informal meeting, email, di kantin atau saat di gang kantor, di café, dll.

Komunikasi Diagonal

Bila anda seorang manajer berkomunikasi dengan seorang staf biasa dari  lain departemen, dan sebaliknya, maka anda berdua telah melakukan komunikasi diagonal. Awalnya, komunikasi di dalam suatu perusahaan hanya dilihat sebagai komunikasi ke atasan, ke bawahan dan komunikasi antara rekan sejajar. Ternyata, dalam perkembangannya, itu saja tidak cukup. Anda masih harus mengembangkan komunikasi diagonal, terutama pada saat anda menyiapkan suatu rencana atau kebijakan atau suatu desain agar rencana/kebijakan tersebut dapat memenuhi sasaran bisnis.

Keunggulan komunikasi diagonal antara lain:

1. Dapat menemukan jalan terbaik dalam implementasi/mendesain suatu hal yang terkait dengan departemen lain
2. lebih menjamin bahwa implementasi/desain baru tersebut memenuhi sasaran bisnis suatu unit kerja/perusahaan

Komunikasi External

Komunikasi  eksternal berlangsung bila anda melakukan komunikasi terkait pekerjaan dengan pihak eksternal seperti para suplier atau vendor, bank, institusi keuangan, dll. seluruh komunikasi ke pihak luar ini secara formal maupun informal akan dipersepsi oleh pihak luar sebagai citra atau reputasi perusahaan. Seluruh jajaran perusahaan hendaknya memahami hal ini. Anda dapat melakukan komunikasi eksternal dengan melakukan koordinasi, pertukaran informasi/ide, mendapatkan umpan balik dari pihak-pihak eksternal terkait dengan tugas-tugas Anda. 

Jakarta, 5 Mei 2013
Helsi Dinafitri

sumber :    

http://studywdfun.weebly.com/communication-flows.html

http://orgcommunication-nanda.blogspot.com/2007/12/vertical-horizontal-and-diagonal.html

http://dwinasl.blogspot.com/2012/03/komponen-komponen-komunikasi.html

http://hr.toolbox.com/blogs/people-at-work/formal-versus-informal-communication-methods-44897

http://www.work911.com/articles/comstrat.htm

http://www.ehow.com/how_6461902_improve-face_to_face-communication.html

Tags : Komunikasi di Kantor, komunikasi diagonal